Privacybeleid
Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 28 augustus 2026
Versie: 2026-08-28-talent-v2
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Galactus BV, met maatschappelijke zetel te Gamsterstraat 13, 2850 Boom, België, ondernemings- en btw-nummer BE 1029.767.737, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit beleid. U kunt ons bereiken via hello@galactus.be.
Dit beleid geldt voor Galactus Lead, Galactus Talent, onze website, contactformulieren, rekrutering en executive search, kandidatenbeheer, assessments en bijbehorende communicatie. Galactus is verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen kandidatendatabase en rekruteringsactiviteiten. Een rekruteringsklant kan voor ontvangen gegevens en de eigen selectiebeslissingen als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden. Dan kan ook het privacybeleid van die klant van toepassing zijn.
2. Welke gegevens verwerken we?
Websitebezoekers, contactpersonen en abonnees
We kunnen uw naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer indien opgegeven, bericht, communicatievoorkeuren en technische of cookiegegevens verwerken.
Kandidaten en sollicitanten
We kunnen uw naam, e-mailadres, verplicht telefoonnummer, LinkedIn-URL, locatie, professionele voorgeschiedenis, opleiding, vaardigheden, beschikbaarheid, contractvoorkeur, salaris- of tariefverwachting met valuta en periode, cv, korte boodschap, toestemmings- en bevestigingskeuzes, antwoorden op vacaturespecifieke vragen, sollicitatiestatus, assessments, interne notities, communicatie, afspraken, voorstellingshistoriek, broninformatie, Talentpool-keuzes en auditgegevens verwerken.
Klanten en zakelijke contactpersonen
We kunnen identificatiegegevens, zakelijke contactgegevens, bedrijf, functie, mandaten, overeenkomsten en correspondentie verwerken die nodig zijn voor Galactus Lead- of Galactus Talent-diensten.
Assessments en GRIP
We kunnen ingevulde antwoorden, gegenereerde resultaten, contactgegevens en afleverstatus verwerken om het gevraagde assessment te leveren.
We ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van u. We kunnen ook professionele informatie ontvangen uit openbare zakelijke bronnen, doorverwijzingen, referentiecontacten of van klanten wanneer dat relevant en rechtmatig is. Wanneer we gegevens niet rechtstreeks van u ontvingen, verstrekken we de informatie die artikel 14 AVG vereist binnen de toepasselijke termijn, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
3. Waarom verwerken we gegevens en op welke rechtsgrond?
Vragen en diensten: om vragen te beantwoorden en een gevraagde dienst of assessment te leveren, op basis van stappen die u vraagt vóór een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om professioneel te antwoorden.
Rekrutering en executive search: om sollicitaties te ontvangen en beoordelen, potentiële kandidaten te contacteren, te communiceren, gesprekken te plannen, selecties te beheren en, wanneer passend, een kandidaat voor een specifieke rol voor te stellen. Naargelang de situatie steunt dit op stappen die de kandidaat vóór een mogelijke overeenkomst vraagt of op het gerechtvaardigd belang van Galactus en de rekruteringsklant om een functie in te vullen, na afweging van de rechten en belangen van de kandidaat.
Voorstelling aan een rekruteringsklant: we delen alleen informatie die relevant is voor een specifiek proces. We informeren de kandidaat over de beoogde klant voordat gegevens worden gedeeld, tenzij de identiteit van die klant al duidelijk was uit de vacature en sollicitatiecontext. We maken een sollicitatie niet afhankelijk van Talentpool-toestemming en verspreiden cv's niet onbeperkt.
Referentiecontrole: we contacteren een referentie alleen wanneer dat relevant is, nadat de kandidaat is geïnformeerd en wanneer nodig toestemming heeft gegeven. Het weigeren van een optionele referentiecontrole beëindigt de sollicitatie niet automatisch.
Talentpool: om een kandidatenprofiel voor toekomstige vacatures te bewaren, uitsluitend na afzonderlijke en uitdrukkelijke toestemming. Het weigeren of intrekken van Talentpool-toestemming heeft geen gevolgen voor een lopende sollicitatie.
Nieuwsbrief: om updates te sturen, uitsluitend na toestemming. Elke nieuwsbrief bevat een uitschrijfmogelijkheid.
Beveiliging, rechtsvorderingen en naleving: om misbruik te voorkomen, systemen te beveiligen, evenredige auditgegevens bij te houden, rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen en wettelijke verplichtingen na te leven, op basis van gerechtvaardigde belangen of wettelijke verplichtingen.
Analyse: om de website te begrijpen en verbeteren. Niet-noodzakelijke analyse gebeurt alleen na cookietoestemming.
4. Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens
We vragen kandidaten niet om onnodige informatie over gezondheid, etnische afkomst, politieke opvattingen, religie, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische kenmerken, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten in een cv of vrij tekstveld op te nemen. Wanneer zulke informatie uitzonderlijk noodzakelijk is voor een specifieke functie, verwerken we die alleen als ook een bijkomende rechtsgrond onder artikel 9 of 10 AVG en het toepasselijke Belgische recht is vastgelegd.
Wanneer een kandidaat zulke informatie ongevraagd verstrekt, beperken we de toegang en het gebruik, verwijderen of maskeren we ze wanneer ze niet noodzakelijk is en gebruiken we ze niet om geschiktheid af te leiden.
5. Menselijke beslissingen en ondersteuning bij matching
Filters, sortering en matchingssignalen kunnen onze recruiters helpen kandidaten te beoordelen. Ze ondersteunen menselijk oordeel. Galactus neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor een kandidaat uitsluitend via geautomatiseerde verwerking.
6. Wie ontvangt uw gegevens?
Toegang binnen Galactus is beperkt tot personen die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Relevante kandidaatinfo kan worden meegedeeld aan de rekruteringsklant die bij een specifiek proces is genoemd. Die klant kan als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden voor de eigen selectiebeslissingen en bewaring.
Waar nodig gebruiken we dienstverleners, waaronder Vercel en Vercel Blob voor hosting en bestanden, Neon voor databases, Resend en Amazon SES voor e-mailaflevering, Microsoft 365 voor e-mail en agenda, Cloudflare voor beveiliging, Google Analytics of Vercel Analytics na toepasselijke toestemming, Sentry voor foutmonitoring en professionele adviseurs waar nodig. Zij verwerken gegevens onder passende afspraken en instructies.
We kunnen informatie ook meedelen wanneer dat vereist is door de wet, een bevoegde overheid of het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.
7. Doorgiften buiten de EER
Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere rechtmatige doorgiftewaarborg.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
Niet-aangenomen kandidaten: tot de selectieprocedure is afgerond en uiterlijk twee maanden na de afsluiting, tenzij beperkte langere bewaring nodig is voor een wettelijke verplichting of rechtsvordering.
Talentpool: maximaal 24 maanden vanaf uw uitdrukkelijke toestemming of de hernieuwing daarvan. U kunt uw toestemming eerder intrekken.
Geplaatste of aangenomen kandidaten: relevante gegevens kunnen naar het toepasselijke contractuele of personeelsdossier gaan en worden bewaard volgens de regels voor die relatie.
Voorstellings- en procesgegevens: volgen normaal de bewaartermijn van de betrokken sollicitatie. Een beperkt bewijsrecord kan langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is om naleving aan te tonen of een rechtsvordering te behandelen.
Contactvragen en zakelijke correspondentie: normaal maximaal 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact, tenzij een kortere of langere periode verantwoord is.
GRIP- en assessmentinzendingen: normaal maximaal 12 maanden na voltooiing.
Nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft. We kunnen een minimaal uitsluitingsrecord bewaren om die keuze te respecteren.
Zonder toestemming voor de Talentpool verwijderen we cv's en sollicitatiegegevens uiterlijk twee maanden na het afsluiten van de selectieprocedure, tenzij een beperkte langere bewaring nodig is voor een wettelijke verplichting of rechtsvordering. Met uw uitdrukkelijke toestemming bewaren we uw profiel in de Talentpool maximaal 24 maanden vanaf uw toestemming of hernieuwing. U kunt die toestemming altijd intrekken.
Beveiligingslogs en back-ups worden alleen bewaard zolang dat operationeel nodig is en via geplande verwijdercycli gewist.
9. Uw rechten
Onder de voorwaarden van de AVG kunt u inzage vragen, inclusief informatie over de bron en ontvangers van uw gegevens, of verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid vragen. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. U kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit de eerdere rechtmatige verwerking aantast.
Stuur uw verzoek naar hello@galactus.be. We kunnen informatie vragen om uw identiteit te controleren. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
10. Beveiliging en aantoonbaarheid
We gebruiken evenredige technische en organisatorische maatregelen, waaronder rolgebaseerde toegang, beschermd beheer, versleuteling waar passend, monitoring, versiegebonden toestemmings- of bevestigingsbewijs, auditgegevens en gecontroleerde verwijdering. Geen enkel systeem is volledig risicoloos.
11. Cookies
Noodzakelijke cookies ondersteunen de website. Niet-noodzakelijke analyse wordt alleen na toestemming geactiveerd. Lees ons Cookiebeleid en gebruik de cookie-instellingen om uw keuze te wijzigen.
12. Wijzigingen en versies
We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten of wettelijke verplichtingen veranderen. De huidige versie en bijwerkingsdatum staan op deze pagina. We bewaren eerdere versies intern zodat we kunnen bepalen welke kennisgeving bij een interactie of sollicitatie gold. We communiceren belangrijke wijzigingen rechtstreeks wanneer dat vereist of passend is.